Canal Interno de Información
CERPA S.L.
Aprobado por Órgano de Administración el 27 de abril de 2023
Los Sistemas Internos de Información son una herramienta efectiva para detectar irregularidades que pasarían inadvertidas por otros controles, aunque precisan cumplir medidas técnicas y jurídicas que garanticen los derechos de los afectados. El Sistema interno de Información de CERPA S.L. debe utilizarse de manera preferente para canalizar la información relativa a conductas que puedan resultar vulneraciones en materia de cumplimiento, en especial las infracciones penales o administrativas graves o muy graves y aquellas otras cuya revelación exige medidas de protección especial a los informantes.
NORMATIVA VIGENTE
La legislación actual, y en concreto la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (Ley 2/2023 de 20 de febrero) establece la necesidad de contar con un Canal Interno de Información dentro del Sistema Interno de información, que subsumirá todos los canales previos de denuncia o información en un sentido amplio y entre ellos con carácter meramente enunciativo el Modelo de Prevención de Riesgos Penales en el cumplimiento de los requerimientos del Código Penal.
También se recoge en la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de Diciembre de Protección de Datos Personales y garantías de los derechos digitales regula en su artículo 24 el tratamiento de los Sistemas de información internos. Dicho tratamiento de protección de datos se encuentra además regulado de forma específica en el Título VI de la Ley 2/2023.
Adicionalmente y como criterio de interpretación complementarios CERPA S.L. utilizará la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, así como la norma UNE-ISO 37002 de Sistemas de Gestión de Denuncia de Irregularidades.
CANAL EXTERNO DE INFORMACION
De conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, cualquier persona física podrá informar a la Autoridad Independiente de Protección del informante (A.A.I.) de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la ley 2/2023, ya sea directamente a la Autoridad, o previa comunicación a través del Canal Interno de Información.
La recepción y gestión de las informaciones se realizará conforme establezca la Autoridad Independiente de Protección al Informante, y lo regulado en el Titulo III (arts. 16 y ss.) de la Ley 2/2023, una vez entre en funcionamiento dicho organismo público que al día de la fecha se encuentra pendiente.
SISTEMA INTERNO DE INFORMACION CERPA S.L.
CERPA S.L. está obligada a disponer de un sistema interno de información en los términos previstos en la Ley 2/2023 toda vez que se trata de una persona jurídica del sector privado que mantiene contratados a 50 o más trabajadores.
- Alcance
El Sistema Interno de Información aglutinará todos los distintos canales de información previamente establecidos en CERPA S.L. para todos sus empleados y además para todos aquellos que mantengan una relación contractual con la compañía (agentes, clientes, proveedores, etc…) y cuantos otros ciudadanos puedan tener interés a fin de informar sobre acciones u omisiones que pueda constituir infracciones de naturaleza penal o administrativa grave o muy grave.
El Canal Interno de Información se constituye como cauce preferente para informar de las acciones u omisiones previstas en el art. 2 de la ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en especial de aquellas que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, aquellas que incidan en el mercado interior, incluidas las infracciones en materia de competencia, así como aquellas infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo (sin perjuicio de la protección establecida en su materia específica).
Se aplicará la protección prevista en la Ley 2/2023 a los informantes que hayan facilitado información sobre infracciones reguladas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, en un contexto laboral o profesional, y en todo caso a los empleados, los accionistas, y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, y cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas subcontratistas y proveedores de CERPA S.L.
Se aplicará también la protección a los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodo de formación, incluso si la relación laboral no hubiera comenzado si la información se obtuvo durante el periodo de selección.
Las medidas de protección se aplicarán también a las personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso; aquellas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias; y aquellas personas jurídicas para las que trabaje o mantenga otro tipo de relación laboral o tenga una participación significativa.
- Canal Interno de Información
El Órgano de Administración, es el responsable de la implantación del Sistema y del Canal Interno de Información, a tal efecto acordó su implantación el 27 de abril de 2023 y se realizó consulta previa con la representación legal de los trabajadores el 28 de abril de 2023. El órgano de administración tendrá la consideración de responsable del tratamiento de los datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la normativa de protección de datos personales.
En el acuerdo del Órgano de Administración de 27 de abril de 2023, se designó a D. Juan Gracia Bermejo como Responsable del Sistema.
El canal interno de Información se gestionará mediante una herramienta informática de “línea integrada” in Cloud con alojamiento en servidores privados y doble encriptación basada en casos o comunicaciones individualizadas, y funcionamiento seguro para comunicar cualquier incidencia o información, el cual será gestionado acudiendo a un tercero externo. En nuestro caso concreto y sin perjuicio de la responsabilidad que atañe al Responsable del Sistema, se ha designado para la gestión externa al Letrado nº 1547 del Ilustre Colegio de Abogados de Castellón, D. Vicente E. Tirado Rico.
El Responsable del Canal desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la Compañía.
Para la presentación de comunicaciones y la posterior gestión de la información se ha habilitado la herramienta Canal Interno de Información con las siguientes características:
- Los alertadores pueden enviar un informe de forma segura y anónima si lo desean, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por escrito o verbalmente a través de un mensaje de voz o a través de reunión presencial
- Soporte para archivos adjuntos de vídeo/audio/imagen/texto, incluida la eliminación automática de metadatos y protección contra malware
- Permite la interlocución anónima entre el alertador y el gestor del caso (buzón de comunicación seguro)
- Ajustes de seguridad configurables (política de contraseñas, ajustes de fuerza bruta, restricciones de acceso a IP, identificación de dos factores, etc.)
- No hay rastreo de cookies ni almacenamiento de direcciones IP para garantizar el anonimato del informante
El responsable del Canal recibe y gestiona los casos entrantes de forma absolutamente segura para ambos extremos de la comunicación, y la herramienta permite la comunicación anónima y la recepción de informaciones verbales y escritas, con plena confidencialidad de las mismas y trazabilidad para su gestión.
La herramienta garantizará que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva con el objetivo de que el primero en conocer de la posible irregularidad sea la propia CERPA S.L.
Se facilitará su accesibilidad, incorporando una entrada fácil en la intranet y en la página principal de la web de CERPA S.L.
Será lícito el acceso para facilitar informaciones por cualquier persona, en especial las referidas en el ámbito de aplicación del artículo 3 de la Ley 2/2023, autorizándose la comunicación de la información recibida a terceros exclusivamente cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procesos judiciales que en su caso procedan. La herramienta utilizada podrá habilitarse para la recepción de cualesquiera otras informaciones o comunicaciones fuera del ámbito del artículo 2 de la Ley 2/2023, en cuyo caso éstas podrán ser redirigidas al procedimiento de ámbito laboral, contable, o de cumplimiento que –en su caso- formen parte del Sistema Interno de Información.
- Confidencialidad
El Canal Interno de Información está diseñado, establecido y gestionado de forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, la protección de sus datos, e impide el acceso de personal no autorizado.
Con la excepción de lo previsto en el punto siguiente, las informaciones o comunicaciones podrán contener el nombre, apellidos y voluntariamente cualquier otro dato de identificación por parte del informante, así como una dirección electrónica de contacto.
Se garantizará la confidencialidad total y absoluta del Informante, de la persona sobre la que trata la información recibida, y de otras personas que pudieran estar relacionadas, así como del contenido de la información.
- Información
El Informante identificado será informado de los siguientes extremos:
- La identidad y los datos de contacto de la persona en la que hubiera delegado el Comité de del Sistema Interno de Información, que será responsable del Canal Interno de Información, y actuará además como Responsable de prevención de Riesgos Penales
- Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos.
- Los fines del tratamiento a que –en su caso- se destinaran los datos y la base jurídica del tratamiento.
- Los destinatarios de los datos. Todos los datos de la herramienta se guardarán en servidores situados dentro de la U.E: y mantendrán medidas de seguridad altas
- Plazo de conservación de los datos. Los datos de quien facilite la información y de los empleados y terceros afectados por la información suministrada deberán conservarse en el Sistema Interno de información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación de los hechos comunicados. El plazo máximo previsto de mantenimiento de los datos será de tres meses desde la finalización del expediente, salvo que se produzcan otras causas debidamente justificadas.
- Existencia del derecho a solicitar el acceso a sus datos.
- Del derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control.
- De que su identidad se mantendrá confidencial en todas las etapas del proceso y, en concreto, que no se divulgará a terceros, ni a la persona sobre la que se ha informado, ni a los mandos directivos del empleado.
- Si resultase estrictamente necesario, de la necesidad de divulgar su identidad a las autoridades pertinentes implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial incoado como consecuencia de la investigación llevada a cabo.
El empleado, o la entidad afectada por la Información recibida, deberá ser informada de los siguientes extremos.
- De las personas responsables del Sistema y del Canal Interno de Información
- De los hechos sobre los que se ha recibido información.
- De los datos tratados.
- De los departamentos y servicios que podrían recibir el informe dentro las entidades o sociedades del grupo, y
- De cómo ejercer sus derechos de acceso y rectificación.
Nunca se comunicará al empleado o entidad afectada la identidad de la persona que ha facilitado la información.
EXCEPCION cuando exista un riesgo importante de que dicha notificación pueda poner en peligro la capacidad de la Compañía para investigar de manera eficaz la alegación o recopilar las pruebas necesarias, la notificación a la persona sobre la que se ha recibido la información, podrá retrasarse mientras exista dicho riesgo. El objetivo de esta excepción a la norma consiste en preservar las pruebas evitando su destrucción o alteración por la persona incriminada. Deberá aplicarse de manera restrictiva y deberá tener en cuenta los intereses más amplios en juego y siempre teniendo en cuenta el respeto al derecho de defensa de la persona afectada.
Se informará a la persona que haya facilitado la información de manera precisa y concreta acerca de las decisiones que se hayan adoptado.
Se establecerá un sistema de Registro del Canal Interno de Información con el contenido y los requisitos establecidos en el artículo 26 de la Ley 2/2023 que quedará guardado en la herramienta del Canal, manteniendo las condiciones de seguridad y confidencialidad exigidos en aquella Ley.
Los sistemas de gestión de la información garantizarán la confidencialidad, y permitirán disponer de la trazabilidad de las acciones ejecutadas. No será posible la eliminación de ningún registro realizado, sin perjuicio de la debida cancelación de los datos de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos.
- No represalias
Se garantizará la ausencia de represalias de cualquier tipo por informaciones que se hayan remitido de buena fe, debiendo contar el informante con indicios razonables para sustentar la misma.
Los individuos que pretendan comunicar en el marco del Sistema Interno de Información de irregularidades, acciones u omisiones contrarias al Código Ético, las Normas internas, o la legislación vigente, en especial en materia administrativa o penal, deberán saber:
- Que contarán con la total protección y apoyo de la entidad, en lo que respecta a a su acción.
- Que su identidad se mantendrá confidencial en todas las etapas del proceso, y en especial que su identidad no será revelada a terceros, a la persona incriminada o a los superiores jerárquicos del empleado.
- Si, a pesar de esta información, el Informante desea mantener el anonimato, la información se aceptará.
En todo caso, se presumirá –salvo prueba en contrario- que la información facilitada ha sido considerada y trasladada por el Informante de buena fe. Con independencia de lo anterior, cualquier información que resultase dolosamente falsa, maliciosa o abusiva podrá dar lugar a acciones proporcionadas por parte de la Compañía en contra del Informante.
El Canal Interno de Información estará habilitado para gestionar la recepción de cualesquiera otras comunicaciones o informaciones fuera del ámbito establecido en la ley 2/2023 aunque dichas comunicaciones o informaciones quedarán fuera del ámbito de protección dispensado por dicha norma.
Se mantendrá no obstante medidas que garanticen la confidencialidad y anonimato para cualquier tipo de comunicación o información
- Protección de datos personales
La herramienta de gestión del Canal de Información garantiza el ejercicio de los derechos conferidos por la normativa vigente en materia de protección de datos, si bien en ningún caso se identificará al informante como consecuencia del ejercicio del derecho de acceso por parte de la persona sobre la cual trata la información.
La naturaleza del Sistema y del Canal Interno de Información hace previsible que puedan ser objeto de tratamiento datos especialmente protegidos que, en caso de ser pertinentes podrán ser tratados en base al interés público esencial, según queda recogido en la Ley 2/2023. La implantación de un sistema interno de información, en tanto que se trata de una actividad de tratamiento nueva, conlleva la necesidad de analizar los riesgos del tratamiento, y realizar la correspondiente evaluación de impacto, en su caso, de cara a adoptar las medidas de seguridad necesarias
El tratamiento de datos personales se regirá por lo dispuesto en el Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016; en la L.O. 3/2018 de 5 de diciembre, y en la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
El Canal Interno de Información no obtendrá datos que permitan la identificación del informante, y se contará con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas a las personas afectadas y a cualquier tercero mencionado en la información suministrada.
Cuando los datos personales se obtengan directamente del interesado se le facilitará la información a que se refiere el artículo 13 del Reglamento UE 2016/679 conforme se establece en el artículo 11 de la L.O. 3/2018.
El tratamiento de estos datos se realizará con la finalidad de gestionar y tramitar las correspondientes comunicaciones de incumplimientos o infracciones previstas en la Ley 2/2023. De este modo, únicamente se tratarán los datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de la anterior finalidad.
El tratamiento de estos datos se basa en el cumplimiento de una obligación legal según lo previsto en el artículo 6.1. c) del Reglamento UE 2016/679.
Cuando aplique, se notificará al informante que tiene derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
Por último, se informará que, en todo caso, el interesado podrá en cualquier momento, ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, así como el derecho a la portabilidad de sus datos y a no ser objeto de decisiones automatizadas.
Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas realizadas por el Responsable de la gestión del Canal Interno de Información, sólo se conservarán durante el tiempo que sea imprescindible. En todo caso transcurridos tres meses desde la recepción de la información sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años.
La identidad del Informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. No tendrán lugar transferencias internacionales de datos.
Si el interesado no estuviera conforme con la forma en que CERPA S.L. ha tratado sus datos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, en el apartado “Sede Electrónica” de su web www.aepd.es
- Independencia
Se garantiza la independencia respecto a los diferentes órganos de decisión de la Compañía.
El Canal Interno de Información de CERPA S.L. será gestionado por un tercero externo que informará directamente al Responsable del Sistema y este a su vez al Consejo de Administración de CERPA S.L.
La designación y el cese del Responsable se notificará a la Autoridad Independiente de protección del Informante AAI en un plazo de diez días hábiles. En el caso del cese, la notificación incluirá las causas o razones para el mismo.
- Comunicación y formación
La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, o por vía telefónica, o a través de mensajería de voz. A requerimiento del informante también podrá presentarse mediante reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días naturales desde la solicitud.
Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial o telefónica, deberán documentarse. Podrá solicitarse al informante su conformidad para que la comunicación pueda ser grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con el Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016.
La grabación se realizará en formato seguro, duradero y accesible, o bien se realizará una transcripción completa y exacta de la conversación realizada. El informante tendrá derecho a comprobar, rectificar y aceptar mediante firma la transcripción de la información.
A quienes realicen la comunicación a través del Canal Interno de Información, se le informará sobre la existencia del canal externo de información.
Debe proveerse información previa, precisa e inequívoca sobre la existencia y el funcionamiento del Canal Interno de Información. Deberá informarse específicamente a empleados y proveedores de la existencia, objetivo y funcionamiento del sistema, los destinatarios de las comunicaciones y sobre el ejercicio de los derechos de protección de datos (acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento) conferidos por la normativa vigente, en materia de protección de datos.
Se llevarán a cabo también acciones para que todos los colaboradores (grupos de interés) de CERPA S.L. tengan conocimiento del Canal Interno de Información.
- Anonimato
Al hacer la comunicación, el informante podrá, si lo desea, indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones. Si bien el Canal de Información permitirá que el Informante y la entidad se comuniquen a través de un buzón en la herramienta, que no requiere ningún tipo de identificación por parte del Informante.
De conformidad con lo previsto en el artículo 17.1 de la Ley 2/2023 y en la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de derechos digitales, se considera lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de la entidad, incluso anónimamente, la comisión en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contraten con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable.
De conformidad con lo anterior, serán aceptadas para su tramitación aquellas comunicaciones en las que no consten los datos identificativos del informante, investigándose las mismas con la mayor prudencia y proporcionalidad.
- Reporting
El Responsable del Sistema o del Canal interno de Información de CERPA S.L. asumirá la llevanza de un Libro-Registro que se guardará en la herramienta de gestión con medidas altas de seguridad y confidencialidad, de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en la Ley 3/2023. Dicho Registro no será público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido Registro.
- Plazos
Los plazos indicados en el procedimiento son días naturales, salvo que esté expresamente contemplado que sean días hábiles según el calendario del domicilio social de la compañía.
- Medidas de Protección
Las personas que comuniquen o revelen infracciones tendrán derecho a protección siempre que tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la revelación, y siempre que el contenido de la misma entre dentro del ámbito de aplicación de la ley 2/2023.
Las personas que hayan comunicado información sobre acciones u omisiones de forma anónima, pero que posteriormente hayan sido identificadas, tendrán igualmente derecho a la protección prevista en la ley 2/2023
Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia contra las personas que presenten una comunicación o información. Se considera represalia cualquier acto u omisión que suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, sólo por su condición de informante.
Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho al acceso al expediente preservándose su identidad, y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
PROCEDIMIENTO
- FASE DE COMUNICACIÓN
Comunicación
Se habilitará un enlace o entrada en la página principal de la web de la Compañía y en la intranet que redirigirá a la herramienta del Canal de Información Interna para la comunicación de la información. Dicha herramienta será gestionada por tercero externo bajo la supervisión del Responsable del Canal y en última instancia por el Órgano de Administración.
La comunicación o información incluirá las referencias siguientes:
1. Nombre del Informante y DNI (o similar) (Voluntario).
2. Compañía a la que pertenece. (Voluntario)
3. Datos de contacto: teléfono, e-mail, etc. (Voluntario)
4. Contenido de la Información, donde se deberán describir de manera concreta y precisa los hechos notificados, la Compañía/área afectada y la fecha o período de comisión y los posibles sujetos responsables. Asimismo, el informante podrá acompañar las evidencias de que disponga.
No obstante lo anterior, a efectos de su investigación, se admitirán las comunicaciones escritas en cualquier soporte así como las verbales, incluyendo las anónimas. Todas las solicitudes o comunicaciones se tratarán de forma absolutamente confidencial.
Las informaciones verbales podrán documentarse mediante grabación de la conversación en formato seguros duradero y accesible, o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación.
Se garantizará la seguridad del Canal y el correcto registro de las comunicaciones recibidas. El Canal se ha configurado a través de una herramienta de alta seguridad (doble encriptación) con un canal seguro de presentación de comunicaciones, el cual estará alojado en servidores privados dentro de la U.E.
La herramienta facilita la gestión segura y confidencial de la información sobre cada caso, permite al responsable comunicarse con el informante y administrar la tramitación de la información recibida.
Comunicación- Recepción
La información quedará registrada reflejándose la fecha de recepción, el código asignado de identificación, las actuaciones que se desarrollen y las medidas adoptadas. Dentro de los siete días naturales siguientes a la recepción de la información, en el supuesto de que se identifique el Informante, o siendo anónimo fije un correo al que dirigirse, se procederá a acusar recibo de la misma, comunicando al Informante en la dirección facilitada por él como dato de contacto.
Cualquier información recibida por canales que no sean los establecidos o por miembros del personal no responsable de su tratamiento deberán ser remitidos inmediatamente al Responsable de la gestión del Sistema y del Canal Interno de Información. El incumplimiento de esta obligación o el quebranto de la obligación de guardar confidencialidad se considerará infracción muy grave.
En caso de que la información recibida contenga una descripción de hechos genérica, imprecisa o inconcreta, previo a la inadmisión de una comunicación por esta causa, el Responsable de la gestión del Sistema y del Canal interno de Información de CERPA S.L. comunicará al informante las deficiencias de su comunicación y le otorgará un plazo de 5 días hábiles a fin de que aclare, precise o concrete debidamente los hechos a que se refiera. De no subsanarse tales deficiencias en el citado plazo, se procederá a la inadmisión de la comunicación.
Las informaciones anónimas se investigarán por el Responsable del Sistema y del Canal interno de Información de CERPA S.L.
Se incluirá información clara y accesible sobre los canales externos de información de la Autoridad Independiente de Protección al Informante (AAI) y cualquiera otra que pudiera resultar competente.
El plazo máximo de respuesta a las actuaciones de investigación no será superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
- FASE DE ANÁLISIS
Se establece un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la información para su análisis con objeto de determinar si es admitida para su tramitación y gestión, plazo en el que deberá comunicarse al informante el acuse de recibo de la misma.
Análisis de la información.
Se llevará a cabo el análisis preliminar de la comunicación o información con objeto de valorar si procede su tramitación.
Al efecto, son causas de inadmisión de la comunicación las siguientes:
1. Cuando el contenido de la comunicación no conlleve un incumplimiento normativo o infracción penal o administrativa grave o muy grave (especialmente de los supuestos relacionados en el art. 2 de la ley 2/2023), ni se considere infracción en materia de cumplimiento, ni de los principios y valores definidos en el Código Ético,
2. Hechos manifiestamente infundados y sin acreditación alguna.
3. Inexistencia de indicios razonables para presumir una infracción legal de carácter penal, administrativo, laboral o de cumplimiento normativo en general.
4. Descripción de los hechos de forma genérica, imprecisa o inconcreta. Previo a la inadmisión de una comunicación por esta causa, el Responsable de la gestión del Canal Interno de Información comunicará al Informante las deficiencias de su comunicación y le otorgará un plazo de 5 días hábiles a fin de que aclare, precise o concrete debidamente los hechos a que se refiera. De no subsanarse tales deficiencias en el citado plazo, se procederá a la inadmisión de dicha comunicación
En todo supuesto de inadmisión, se informará al Informante por escrito de la decisión de inadmisión, indicando y motivando suficientemente la causa de inadmisión que concurra.
De dicha decisión de inadmisión se remitirá copia al Comité Responsable de la gestión del Sistema de Información Interna y Prevención de Riesgos Penales El expediente quedará cerrado con la notificación.
El Informante podrá incluir la información que considere a efectos de volver abrir el expediente.
Las Comunicaciones que se reciban por cauces distintos al establecido en este procedimiento (verbal, telefónico, etc.), se intentarán reconducir a los requisitos previstos en este procedimiento, pudiendo incluso presentarlas el Responsable del Canal Interno de Información de oficio a través del Canal si hubiera recibido una comunicación que contase con indicios claros y suficientes de la comisión de un delito o una infracción grave. En todo caso deberá recogerse en el expediente un informe previo del Responsable del Canal Interno de Información respecto a la decisión de admisión o inadmisión cuando se traten posibles infracciones penales o administrativas conforme a la Ley 2/2023.
En el caso de que la comunicación cumpla con los requisitos definidos, se considerará admitida y se iniciará el proceso de estudio.
Si la comunicación admitida tiene relación con otro expediente ya abierto en el que se investiguen hechos sustancialmente idénticos o conexos, se podrá acordar su acumulación para su tramitación y decisión en un solo procedimiento, siempre que se respete la confidencialidad y protección de los datos de los informantes y de las personas afectadas por la información.
Información al Informante
En la fase de análisis de la información, el Responsable del Sistema y del Canal interno de Información de CERPA S.L. procederá a comunicar al Informante sobre la admisión a trámite de la comunicación recibida en un plazo no superior a siete días naturales desde la decisión de proceder al análisis de la misma; y determinará el plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación que no podrá ser superior a tres meses desde la recepción de la información salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
El Responsable de la gestión del Canal Interno de Información deberá prever la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitar a la persona informante que facilite aclaraciones o información adicional
Información a la persona sobre la que versa la información recibida.
En la fase de análisis de la información, el Responsable de la gestión del Canal procederá a informar del hecho comunicado a quien pudiera ser responsable de la infracción, salvo que considere que debe demorarse dicha información a la persona sobre la que versa la información recibida para no frustrar la investigación y preservar pruebas evitando su destrucción o alteración. En todo caso, el supuesto responsable de la infracción que estuviera afectado será informado a la mayor brevedad posible a fin de que pueda ejercer su derecho de defensa. Dicha notificación tendrá lugar en tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
En la notificación se hará constar el derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento. La persona afectada podrá ejercer sus derechos de protección de datos con las limitaciones recogidas en la Ley 2/2023, en lo que al derecho de acceso y supresión se refiere.
En todo momento se respetará la presunción de inocencia y el honor de las personas afectadas, así como se garantizará la confidencialidad de sus datos personales.
El Responsable de la gestión del Sistema y del Canal interno de Información de CERPA S.L. remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
- FASE DE INVESTIGACIÓN
Se establece un plazo máximo para la realización de la investigación de tres meses desde la recepción de la información. Dicho plazo podrá ser prorrogado excepcionalmente por otro de igual duración en aquellos casos en los que los hechos investigados sean complejos, o se exija de especiales conocimientos técnicos, contables o informáticos, así como en los casos de acumulación de comunicaciones o informaciones que se acumulen en un solo caso.
Esta fase comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.
Investigación
Se establecerán para las personas implicadas en la investigación del expediente compromisos reforzados de confidencialidad, así como una declaración de ausencia de conflicto de interés, estando obligados a abstenerse si pudiera entenderse que existe dicho conflicto.
Se garantizará la colaboración de las personas empleadas cuyos conocimientos o implicación se requieran para la realización de dicho estudio.
El Responsable de la gestión del Sistema o del Canal interno de Información de CERPA S.L. actuará como Instructor del caso o expediente, y realizará o coordinará la investigación del contenido de las informaciones recibidas.
Se garantizará que la persona afectada por la información tenga noticia de la misma, así como de los hechos relatados de forma sucinta y suficiente. Adicionalmente se le informará del derecho a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales. Esta información podrá efectuarse en trámite de audiencia si se considerara que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de pruebas. En ningún caso se facilitará la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación realizada por éste.
Bajo la dirección del Responsable de la gestión del Canal Interno de Información y dependiendo del contenido de la comunicación recibida, se podrá establecer un Equipo de Instrucción que tendrá la tarea de participar o llevar a cabo la investigación.
Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la persona afectada, con absoluto respeto a la presunción de inocencia, podrá exponer su versión de los hechos y aportar aquellos medios de prueba que considere pertinentes.
Investigación – Informe
El Responsable de la gestión del Canal Interno de Información realizará un informe sobre el contenido de la información recibida en el que se recogerán las siguientes conclusiones:
• Infracciones detectadas.
• Posibles responsables.
• Riesgos definidos.
• Controles establecidos.
• Cuantificación de pérdida.
• Planes de acción.
• Alegaciones de la persona afectada por la información, a quien se le habrá otorgado un plazo razonable y suficiente, y no inferior a 10 días hábiles, a fin de que pueda hacer alegaciones y aportar las evidencias que entienda oportunas.
El informe del Responsable de la gestión del Canal Interno de Información deberá ir referenciado a las pruebas o evidencias que en su caso existan o a la ausencia de ellas.
- FASE DE RESOLUCIÓN
Se establece un plazo máximo para la resolución del expediente de 20 días hábiles desde la recepción del informe de la instrucción del caso o expediente.
Acciones
El Responsable de la gestión del Sistema y del Canal interno de Información de CERPA S.L. podrá solicitar que se amplíe excepcionalmente la investigación pudiendo indicar otros extremos o sugerir elementos de investigación cuando entienda que la realizada pudiera ser manifiestamente insuficiente o inconclusa. Al efecto, fijará un plazo no superior a 10 días hábiles para que la misma pueda ser completada, emitiéndose en ese mismo plazo un informe complementario al anterior.
El Responsable del Sistema y del Canal interno de Información de CERPA S.L. realizará el informe de las conclusiones de la investigación, valorando las diligencias realizadas e informando a la compañía y, si fuera procedente, al director correspondiente del área afectada, Director de RRHH, con el objeto de iniciar la implementación de las acciones correspondientes a raíz de las conclusiones del estudio realizado.
Junto a la emisión del Informe, adoptará (a) la decisión de archivo del expediente, notificando al informante y a la persona afectada, haciendo constar la especial protección que, en su caso, tuviera el informante o (b) la remisión al Ministerio Fiscal si se apreciasen indicios de delito y/o (c) la adopción de un procedimiento sancionador a la persona infractora de las normas de cumplimiento.
El Responsable del Sistema y del Canal interno de Información de CERPA S.L. podrá, en cualquier momento obviar la información a cualquier mando intermedio y elevar directamente el informe al Consejo de Administración.
Acciones legales
En caso de que fuese necesario, se realizarán las denuncias al Ministerio Fiscal o demandas correspondientes, de acuerdo con el ordenamiento jurídico aplicable.
Información al Informante
Se comunicará por escrito, mediante la herramienta del Canal Interno de Información, el resultado de la investigación a la persona que haya facilitado la información.
Dicha comunicación deberá ser segura y contar con las medidas pertinentes de protección y de confidencialidad.
Información a la persona sobre la que versa la información recibida
Se comunicará por escrito mediante un escrito que cuente con medidas de seguridad y confidencialidad el resultado de la investigación a la persona sobre la que versa la información recibida de acuerdo con la legislación vigente.
Registro
Se llevará a cabo un registro, en la herramienta del Canal de Información Interna de todas las solicitudes y comunicaciones recibidas, así como de las decisiones tomadas, con objeto de garantizar la trazabilidad de las gestiones llevadas a cabo.
Riesgos – Acciones de Control
Se establecerá el correspondiente evento negativo.
Se adecuará el mapa de riesgos, modificando si procediera el impacto o probabilidad de dicho riesgo.
Se llevará a cabo la revisión de las acciones de control.
REVELACION PÚBLICA
Se entiende por revelación pública la puesta a disposición del público de información sobre acciones u omisiones en los términos previstos en la Ley 2/2023. Las personas que hagan una revelación pública de las acciones u omisiones previstas en la Ley tendrán aplicable el régimen de protección previsto en dicha norma siempre que:
- Hayan realizado la comunicación primero por canales internos y externos, o directamente por canales externos, sin que se hayan tomado medidas apropiadas en los plazos establecidos
- Se tenga motivos razonables para pensar que la infracción pueda constituir un peligro para el interés público, situación de emergencia, o existe peligro de daños irreversibles incluyendo la integridad física de las personas; o
- en caso de comunicación a través del canal externo, exista un elevado riesgo de represalias o haya escasas probabilidades de que se dé un tratamiento efectivo a la información debido a las circunstancias particulares del caso.
No serán exigibles tales condiciones cuando la persona haya revelado información directamente a la prensa con arreglo al ejercicio de la libertad de expresión y de información veraz.
| CANAL INTERNO DE INFORMACION: PLAZOS DEL PROCEDIMIENTO | ||
| I. Fase de comunicación | PLAZOS | |
| Acuse de recibo | 7 días naturales desde la comunicación de la información | |
| Remisión a otras áreas. | 7 días naturales desde la comunicación de la información | |
| II. Fase de análisis | ||
| Análisis de la información para ver si procede su admisión | 7 días naturales desde la comunicación de la información | |
| Subsanación deficiencias en la información | 5 días hábiles desde la comunicación de dichas deficiencias | |
| Comunicación a la persona afectada | Tan pronto sea posible atendiendo circunstancias | |
| III. Fase de investigación | ||
| Informe de investigación | 3 meses + 3 meses desde la recepción de la información | |
| Alegaciones de la persona afectada | 10 días hábiles desde la comunicación del resultado de la investigación | |
| IV. Fase de Resolución | ||
| Resolución del expediente | 20 días | |
| Informe al órgano de administración. | Durante el mes siguiente al cierre del ejercicio | |
Onda, 2 de mayo de 2023
Historial de Versiones (desde 2 de mayo de 2023)
| Fecha Revisión | Descripción Cambios |
| 02.05.2023 | Redacción originaria |
